WorkFlow: Sztuka zarządzania energią w erze AI.

„Nie możemy zmienić wiatru, ale możemy ustawić żagle tak, by dotrzeć tam, dokąd zmierzamy.”

W niniejszym artykule opisuję, dlaczego tradycyjne zarządzanie czasem czy stresem już nie wystarcza w świecie sztucznej inteligencji oraz jak koncepcja WorkFlow opracowana przez Skillab.social pomaga osiągnąć wyższą efektywność i wydajność przy jednoczesnym zachowaniu równowagi i dobrostanu.

Od zarządzania czasem do zarządzania energią

Żyjemy w epoce, w której czas stał się wartością nadrzędną. Nieustannie poszukujemy metod na „wciśnięcie” większej liczby zadań w napiętych harmonogramach. Kalendarze pękają w szwach, listy zadań się wydłużają, a my… czujemy się coraz bardziej zmęczeni i mniej produktywni. Odpowiedzią jest właśnie sztuka zarządzania energią i swoimi możliwościami.

Badania Microsoft Work Trend Index z 2022 roku pokazują alarmujący trend – 48% pracowników zgłasza wypalenie zawodowe, a 53% czuje się fizycznie i emocjonalnie wyczerpanych po dniu pracy. Co więcej, badanie wykazało, że pracownicy spędzają o 46% więcej czasu na spotkaniach online niż przed pandemią, często bez adekwatnych przerw na regenerację. Tradycyjne metody zarządzania czasem nie rozwiązują tego problemu.

Dr Jim Loehr i Tony Schwartz, autorzy przełomowej książki „The Power of Full Engagement” (2003), zrewolucjonizowali podejście do efektywności, formułując tezę, która stała się fundamentem naszej metodologii oraz koncepcji WorkFlow jako formie trenowania kompetencji XXI wieku: „Zarządzanie energią, nie czasem, jest kluczem do wysokiej wydajności i odnowy osobistej.”

Badanie opublikowane w Harvard Business Review (Schwartz & McCarthy, 2007, „Manage Your Energy, Not Your Time”) wykazało, że zdolność do zarządzania własną energią ma znacznie większy wpływ na produktywność i dobrostan niż tradycyjne zarządzanie czasem. Dlaczego? Ponieważ nawet posiadając „więcej czasu”, bez odpowiedniej energii nie jesteśmy w stanie go efektywnie wykorzystać.

Neurobiologia wydajności – dlaczego tradycyjne podejście zawodzi?

Neurobiologiczne badania nad funkcjonowaniem mózgu wyjaśniają, dlaczego tradycyjne metody zarządzania czasem często zawodzą. Dr David Rock, autor książki „Your Brain at Work” (2009), wskazuje, że nasz mózg nie jest przystosowany do utrzymywania stałej wysokiej wydajności przez długi czas. Kora przedczołowa – odpowiedzialna za planowanie, podejmowanie decyzji i głębokie myślenie – szybko się męczy i potrzebuje regularnej regeneracji.

W stanie przeciążenia aktywuje się układ współczulny (reakcja „walcz lub uciekaj”), powodując:

• Osłabienie funkcji poznawczych
• Pogorszoną zdolność podejmowania decyzji
• Zmniejszoną kreatywność
• Trudności z koncentracją
• Zwiększoną reaktywność emocjonalną

Wszystko to sprawia, że spędzamy więcej czasu na wykonywaniu zadań, osiągając gorsze rezultaty.

WorkFlow – nowa filozofia produktywności

WorkFlow to opracowany przez Skillab.social system trenowania kompetencji zarządzania sobą, który integruje najnowsze odkrycia neurobiologii, psychologii wydajności i praktyk dobrostanu w metodologię dostosowaną do wyzwań XXI wieku i ery AI. W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania czasem, skupiamy się na zarządzaniu stanem energetycznym – kluczowym czynnikiem determinującym jakość naszych działań.

Jak sformułowaliśmy to w Skillab.social: „Nie zarządzasz czasem. Nie zarządzasz stresem. Zarządzasz sobą.” Ta fundamentalna zmiana perspektywy jest niezbędna w świecie, który nie zamierza zwolnić. WorkFlow to nie pojedyncza technika czy lifehack – to kompetencja, która rozwiązuje problem u źródła (naszej konstrukcji biologicznej), łącząc wyniki biznesowe z osobistym dobrostanem.

Jak zauważa dr Candace Pert, neurobiolożka i autorka przełomowej książki „Molecules of Emotion” (1997), nasze ciało i umysł stanowią zintegrowany system informacyjny. Napięcia w ciele, emocje i stany mentalne tworzą kompleksową sieć, która bezpośrednio wpływa na naszą wydajność.

Cztery wymiary energii w Skillab.social:

W metodologii WorkFlow pracujemy z 4 wymiarami energii, które razem tworzą fundament optymalnej efektywności:

1. Energia fizyczna
   • Optymalizacja snu, odżywiania i ruchu
   • Techniki szybkiej regeneracji w ciągu dnia
   • Zarządzanie poziomem napięcia i rozluźnienia w ciele
2. Energia emocjonalna
   • Regulacja emocjonalna w sytuacjach stresowych
   • Budowanie pozytywnych stanów emocjonalnych wspierających wydajność
   • Przekształcanie stresu w eustres (pozytywny stres)
3. Energia mentalna
   • Zarządzanie uwagą i eliminowanie rozpraszaczy
   • Techniki efektywnego odpoczynku umysłowego
   • Strategie podejmowania decyzji minimalizujące zmęczenie decyzyjne
4. Energia sensu/celu
   • Alignowanie działań z osobistymi wartościami
   • Znajdowanie sensu w codziennych zadaniach
   • Budowanie długoterminowej motywacji i odporności

Jak AI zmienia zasady gry?

Sztuczna inteligencja fundamentalnie zmienia sposób, w jaki pracujemy. Wykonuje powtarzalne, bazujące na regułach zadania szybciej i dokładniej niż ludzie. Jednak to podnosi poprzeczkę tego, co jest od nas wymagane:

• Kreatywność – generowanie oryginalnych pomysłów i nowatorskich połączeń,
• Krytyczne myślenie – ocena złożonych informacji i podejmowanie nierutynowych a czasem nieoczywistych decyzji,
• Komunikacja – empatyczne porozumiewanie się i dostosowywanie przekazu do kontekstu,
• Kooperacja – współpraca w złożonych, interdyscyplinarnych czy międzypokoleniowych, międzynarodowych zespołach,
• Zarządzanie energią – podejmowanie decyzji kiedy i na co przeznaczyć ograniczone zasoby energetyczne.

Te właśnie kompetencje – 4K+1 stanowią podstawę wydajności w świecie AI i są fundamentalnymi kompetencjami XXI a Skillab.social powstałby dać ludziom optymalne warunki do ich trenowania. 

Praktyczne zastosowanie WorkFlow w erze AI.

Studium przypadku: Od wypalenia do optymalnej wydajności

Joanna, CEO w branży technologicznej, stanęła przed wyzwaniem, z którym zmaga się wielu współczesnych liderów. Mimo wdrożenia najnowszych narzędzi AI i automatyzacji, które teoretycznie miały uwolnić jej czas i energię, doświadczała paradoksalnego efektu .. jeszcze większej presji, wypalenia i spadku wydajności -upsss. 

Przed wdrożeniem WorkFlow:

• 12-14 godzin pracy dziennie,
• Chroniczne zmęczenie i problemy ze snem,
• Trudności z podejmowaniem strategicznych decyzji,
• Spadająca kreatywność i innowacyjność,
• Napięta atmosfera w zespole,
• Brak czasu na strategię i rozwój nowych projektów.

Po implementacji metodologii High Skills Flow i systemu WorkFlow w Skillab.social:

1. Joanna zidentyfikowała swój indywidualny profil energetyczny – odkrywając, że jej naturalna wysoka energia rano była marnowana na reaktywne zadania i spotkania.
2. Zastosowała techniki regeneracji oparte na 90-minutowych cyklach ultradiannych (naturalne cykle aktywności i odpoczynku).
3. Wprowadziła praktyki ugruntowania przed trudnymi rozmowami i kluczowymi decyzjami.
4. Zaimplementowała „bloki głębokiej pracy” chronione przed rozpraszaczami.
5. Nauczyła się rozpoznawać i regulować swoje stany energetyczne.
6. Zrozumiała, co oznacza sztuka zarządzania energią.

Efekt po 5 tygodniach:

• Odzyskanie 10 godzin tygodniowo, które wcześniej traciła na nieefektywną pracę.
• Znacząca poprawa jakości decyzji strategicznych zauważona przez zespół.
• Wzrost innowacyjności i kreatywności w projekcie strategicznym.
• Redukcja konfliktów i napięć w zespole.
• Poprawa samopoczucia, energii i dobrostanu.

Jak podsumowała sama Joanna: „Po 5 tygodniach waszego kursu odzyskałam 10 godzin tygodniowo, które wcześniej traciłam na nieefektywną pracę i walkę ze zmęczeniem. Moje decyzje są teraz bardziej pewne, a zespół zauważył różnicę w moim stylu zarządzania.”

Pułapki współczesnej wydajności i jak ich unikać.

Rapoer Microsoft Work Trend Index (2022) zidentyfikował nowy, niepokojący wzorzec, który nazwano „paradoksem produktywności hybrydowej” – 87% pracowników raportuje, że są produktywni w pracy zdalnej i hybrydowej, ale jednocześnie 80% menedżerów wyraża wątpliwości co do ich rzeczywistej wydajności. Ta rozbieżność tworzy tzw. „niewidzialną nadgodzinę”, gdzie pracownicy czują presję, by dowodzić swojej produktywności poprzez ciągłą dostępność, co prowadzi do cyfrowego wyczerpania.

Badania prowadzone przez Dr. Alexa Soojung-Kim Pang, autora książki „Rest: Why You Get More Done When You Work Less” (2016), wskazują na kilka kluczowych pułapek wydajnościowych pogłębionych przez dzisiejsze środowisko pracy:

1. Pułapka ciągłej dostępności

Problem: Technologia sprawia, że jesteśmy zawsze dostępni – maile, komunikatory, powiadomienia nieustannie przerywają naszą pracę. Microsoft Work Trend Index ujawnił, że czas spędzany na Teams wzrósł 2,5-krotnie od początku pandemii, a liczba wiadomości wysyłanych tygodniowo wzrosła o 32%. Badania pokazują również, że po przerwaniu koncentracji potrzebujemy średnio 23 minut, by wrócić do pełnego skupienia.

Przykładowe rozwiązanie WorkFlow:

• Technika bloków czasowych z wyłączonymi powiadomieniami.
• Praktyka „głębokiej pracy” (Deep Work) proponowana przez Cala Newporta.
• Regularne przerwy regulacyjne zamiast przypadkowych rozproszeń.
• Świadome zarządzanie granicami między pracą a odpoczynkiem.

2. Pułapka przeciążenia informacyjnego

Problem: Sztuczna inteligencja dała nam dostęp do nieograniczonej ilości informacji, ale nasz mózg ma ograniczoną przepustowość przetwarzania. Według badań Uniwersytetu w San Diego, przeciętny człowiek przetwarza dziennie pięć razy więcej informacji niż 30 lat temu. W samym 2020 roku wygenerowano 64,2 zettabajty danych – ilość przekraczająca możliwości percepcyjne człowieka.

Przykładowe rozwiązanie WorkFlow:

• Kuracja informacyjna – selektywne podejście do źródeł.
• Techniki filtrowania i kategoryzowania informacji.
• Praktyki „cyfrowego detoksu” dla regeneracji funkcji poznawczych.
• Strategiczne wykorzystanie AI jako filtra informacyjnego, nie źródła dodatkowych bodźców.

3. Pułapka ciągłego „przełączania kontekstu”

Problem: Wielozadaniowość (multitasking) – wbrew powszechnemu przekonaniu – obniża wydajność. Badania z Uniwersytetu Stanforda wykazały, że wielozadaniowcy są bardziej podatni na rozproszenia i mniej efektywni. Microsoft Work Trend Index ujawnił, że przeciętny pracownik przełącza się między aplikacjami i oknami prawie 200 razy dziennie, co powoduje fragmentację uwagi i kognitywne przeciążenie.

Przykładowe rozwiązanie WorkFlow:

• Grupowanie podobnych zadań w jednym bloku czasowym.
• Technika monotaskingu (skupienie na jednym zadaniu).
• Praktyki mindfulness zwiększające zdolność koncentracji.
• Świadome zarządzanie „kosztami przełączania” między zadaniami.

Podsumowanie: WorkFlow jako fundament efektywności XXI wieku

W świecie, gdzie AI przejmuje coraz więcej rutynowych zadań umysłowych, nasza wartość jako ludzi leży w umiejętnościach, które wymagają pełnego dostępu do naszych naturalnych, ludzkich zasobów: kreatywności, krytycznego myślenia, efektywnej komunikacji i współpracy. Jednak dostęp do tych zasobów jest możliwy tylko wtedy, gdy mamy odpowiedni poziom energii.

Według badania Microsoft Work Trend Index (2022), aż 58% pracowników, którzy czują się wypaleni, raportuje jednocześnie znaczne obniżenie zdolności do kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów. Paradoksalnie, wprowadzenie technologii mających zwiększyć wydajność często prowadzi do przytłoczenia i obniżenia kreatywności – ał. 

WorkFlow w Skillab.social to nie tylko zestaw technik – to fundamentalne przewartościowanie naszego podejścia do wydajności. Zamiast nieustannie przyspieszać, uczymy się pracować zgodnie z naturalnym rytmem naszego ciała i umysłu, osiągając więcej przy mniejszym nakładzie energii.

Jak trafnie zauważył dr Alex Pang (ekspert od produktywności i przyszłości pracy): „Odpoczynek nie jest przeciwieństwem pracy – jest jej niezbędnym partnerem.”

Sztuka zarządzanie energią a nie czasem, jest kluczem do życia pełnego realizacji, efektywności i spełnienia w erze technologii i sztucznej inteligencji. WorkFlow to odpowiedź na wyzwania XXI wieku – zarządzanie energią to umiejętność, która pozwala osiągać wydajność nie kosztem, ale dzięki dbałości o własne ciało, emocje, umysł i poczucie sensu.

Jak podkreślamy w naszym programie: „WorkFlow to nie lifehack. To nowoczesna kompetencja.”

Zachęcamy do trenowania jej, Zespól Skillab.social.

Jeśli Ci się spodobał ten artykuł zapraszamy Cię na najbliższy Webinar Work Flow